Fluxo de trabalho (Workflow) x Tarefa no Bitrix24: tire suas dúvidas!
Como tratar os processos na empresa? Workflow? Gestão de Tarefas? Neste post você vai esclarecer algumas das principais dúvidas sobre fluxo de trabalho e gestão de tarefas dentro do Bitrix24.
Muitas empresas costumam tratar tudo por email, mas sentem falta de uma ferramenta para organizar a gestão de tarefas dentro das empresas. É nesse momento, em que a empresa entende que precisa melhorar processos, e precisa definir: Workflow ou Tarefas?
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Evelin Cristine, especialista em Bitrix24, explica que primeiramente é preciso entender a realidade do cliente. Muitos clientes precisam de um workflow, mas ainda não colocaram no papel quais são os processos para desenhar um workflow. Isso é necessário sobretudo quando são muitos processos.
Já a tarefa é melhor aplicada a atividades diárias, internas ou externas, junto a clientes e fornecedores, por exemplo. “É possível criar as tarefas, acompanhar o estágio do trabalho e avaliar o desempenho do colaborador”, explica Evelin. “Podem ser atividades recorrentes, que não precisam passar por muitos setores para aprovação, por exemplo. Quando é um trabalho que envolve muitas áreas, o ideal é o workflow”, complementa.
Quando precisamos acompanhar uma tarefa, a ferramenta possibilita, inclusive, discutir dentro da tarefa pontos de melhoria, evitando trocas de emails e organizando tudo relacionado a uma mesma tarefa em um mesmo local, dentro do Bitrix24. Outra facilidade é que você pode usar um mesmo modelo de tarefa. Além disso, ao contrário das planilhas, a visualização da tarefa é muito melhor, e o papel de cada um fica bem definido.
O workflow também possui modelos dentro do Bitrix24, e você pode criar vários fluxos, que em algum ponto podem ser complementares. E a ferramenta possibilita personalização. Alguns bons exemplos de fluxos de trabalho são: solicitação de material, pedido de compra, recebimento de material, solicitação de férias, reembolso, enfim.
“A visualização do fluxo de trabalho é muito maior”, enfatiza Evelin. Ela explica que o fluxo pode terminar em tarefa e a tarefa pode ser uma etapa do fluxo, mas o fluxo mapeia todo o processo, envolve mais áreas, e o workflow deve ser muito bem desenhado. “É muito usado pelo Financeiro e pelo RH”, diz.
“Quando eu faço um pedido por meio de um fluxo, eu consigo acompanhar o andamento dele. Olhando o fluxo você pode saber em que etapa o pedido está, se o RH, por exemplo, já aprovou, e eu não preciso perguntar onde está o pedido de férias”, exemplifica. E um diferencial é que o Bitrix24 oferece todos esses serviços na palma da mão, pelo celular.
Outra vantagem é que tanto as tarefas como o workflow possibilitam uma análise de desempenho. É possível perceber, por exemplo, “fluxos amarrados”, e implementar melhorias. Isso sem falar que o Bitrix24 possibilita automatizar uma série de etapas.
Se você precisa gerenciar tarefas e construir fluxos de trabalho, conheça o Bitrix24. A CRMThink, parceira Bitrix no Brasil, pode auxiliar você a entender seus processos e pode ajudá-lo a construir uma melhor solução para o seu negócio. Lembrando que tarefas e workflow não estão disponíveis para a versão gratuita do Bitrix24. Clique aqui e conheça os planos.
