Registro Duplicado no Bitrix24?

Manter um CRM atualizado e higienizado é uma atividade importante para qualquer empresa que pretende tirar o melhor da ferramenta.

A medida que o uso da ferramenta se torna mais constante, é de suma importância realizar um trabalho de higienização, ou seja, analisar os dados para verificar sua integridade, informações desatualizadas, e o mais comum, encontrar e preferencialmente reduzir registros duplicados.

Este não é um trabalho simples, uma vez que o dia dia da área comercial (uma das principais envolvidas no uso do CRM), precisa manter o foco nas metas e ser o mais eficiente possível nas suas tarefas.

Precisamos falar sobre registros duplicados

Por mais que sua empresa tenha uma metodologia e políticas sólidas com boas práticas no uso do CRM, é inevitável que em algum momento aparecem registros duplicados.

Isso pode ocorrer por inúmeros fatores: Importação de novos registros (principalmente Leads), integração com outros aplicativos, registro do dia a dia da equipe de vendas, Leads oriundos de alguma ferramenta de automação de marketing.

Como tratar os registros duplicados de forma eficiente

O Bitrix24 é sem dúvida nenhuma, uma ferramenta de CRM robusta e inteligente. Seus desenvolvedores não poderiam deixar passar uma função tão especial.

Existe um controle de duplicidade eficiente dentro da plataforma quando você adiciona um novo registro, porém, o controle avançado para tratar a duplicidade das entidades (Leads, Empresas e Contatos) que já estão no sistema, são tratados apenas por uma funcionalidade especifica disponível apenas nas versões comerciais.

Importação de Dados

Durante o processo de importação de dados, o próprio sistema irá indicar se já houver algum registro similar, com alguma das informações iguais, para a prevenção da criação de um clone. A plataforma vai comparar quais informações estão iguais antes de permitir que o registro seja salvo.

Controle de Duplicatas

Para realizar esse controle, basta entrar em um dos ambientes do CRM (Leads, Empresas e Contatos), clicar em Configurações (ícone representado pela engrenagem), e depois em Controle de Duplicados.

A partir dessa funcionalidade é possível rastrear os duplicados através de Nome, E-mail e Telefone (campos chaves) do banco de dados. Selecione o indice mais apropriado para seu negócio, pode ser inclusive a combinação de todos eles, e clique em Encontrar Duplicados.

Será realizada uma pesquisa nos registros e mostrará quais deles possuem duplicidade.

A partir dos registros encontrados, é possível seguir com algumas opções:

Apagar o registro duplicado (clone)
Combinar os dois registros, ou seja, criar um único com dados de ambos.
Ignorar, nesse caso o sistema passa a entender que os registros não são duplicados e continuam armazenados.