A experiência da Espaço Smart: superando desafios e inovando com o Bitrix24

Wilson Bento, Gerente de TI da Espaço Smart (rede de lojas de material de construção a seco com 43 lojas no Brasil), compartilhou como a empresa, que utiliza o Bitrix24 desde 2018/2019, superou a estagnação.

Mentalidade de constante evolução

Na Espaço Smart, a equipe de TI tem a exigência de estudar as atualizações do Bitrix24. Se uma nova funcionalidade pode melhorar algo que já está desenvolvido, mesmo que exija refazer o trabalho, eles o fazem. A filosofia é: “se não está no Bitrix, não existe”.

Migração para SPAs (Smart Process Automation)

Um exemplo notável foi a migração de processos complexos que antes eram gerenciados por grupos de trabalho para as SPAs. Este foi um projeto demorado (mais de um ano) devido à complexidade, envolvendo todo o processo produtivo da empresa, mas trouxe muito mais opções e capacidade de estruturação de dados.

Integrações e ferramentas externas

A Espaço Smart utiliza o Bitrix24 de forma 100% integrada, empregando o extrator de dados para Bitrix24 (disponível no marketplace), ferramentas de integração variadas, comunicação com WhatsApp e disparo de pesquisas de satisfação diretas ao cliente após etapas específicas, eliminando a necessidade de monitoramento manual.

Bitrix24 e IA: Exemplos práticos de automação e eficiência

A Espaço Smart é um case de sucesso na ampliação do uso do Bitrix24 para além do CRM, integrando diversas áreas e utilizando inteligência artificial para otimizar processos.

RH e Jurídico no Bitrix24

O RH da Espaço Smart, por exemplo, abandonou planilhas e formulários Google para gerenciar vagas e contratações diretamente no Bitrix24, utilizando SPAs para todo o trâmite e comunicação. O departamento jurídico também utiliza a ferramenta.

Atendimento de TI automatizado com ChatGPT

Um dos exemplos mais impressionantes é a gestão de chamados de TI. A empresa abandonou o GLPI (ferramenta tradicional de TI) para centralizar tudo no Bitrix24. E-mails enviados para o TI são integrados via Gmail e N8N, e o ChatGPT é usado para classificar o chamado e direcioná-lo automaticamente à pessoa responsável na SPA do Bitrix24. Toda a comunicação acontece pelo chat da plataforma.

Expedição e logística integradas

Outra inovação é a integração do Centro de Distribuição (CD) ao Bitrix24. Informações do ERP são extraídas para criar SPAs automaticamente sobre as entradas e saídas de materiais. Um dashboard em TV (utilizando o extrator de dados) mostra as cargas, permitindo que a equipe de TI saiba quando há caminhões para destinos específicos e se comunique via chat da carga.

Estratégias para destravar seu Bitrix24 e impulsionar a eficiência

Para empresas que se sentem estagnadas, Romualdo e Wilson oferecem um conjunto de estratégias para reverter a situação e garantir o máximo aproveitamento do Bitrix24.

1. Diagnóstico e parceria

Avalie a capacidade interna da sua equipe. Se necessário, busque um parceiro especializado para realizar um diagnóstico e elaborar um plano de médio e longo prazo. Um parceiro pode encurtar o caminho e oferecer mentoria.

2. Revisitar novidades e funcionalidades

O Bitrix24 constantemente lança novas funcionalidades, como o criador de BI e as SPAs, que podem transformar processos. Mesmo ferramentas mais antigas podem ser melhor utilizadas. Mantenha-se atualizado com as versões mais recentes e avalie a migração quando fizer sentido.

3. Ampliar o uso do Bitrix24

Não limite o Bitrix24 apenas ao CRM. Traga outras áreas da empresa, como RH, jurídico, TI e marketing, para a plataforma. Isso não só otimiza processos, mas também pode gerar redução de custos e ganho de eficiência.

4. Investir em treinamento contínuo

Crie um programa de treinamentos internos para sua equipe. Existem muitos materiais disponíveis online, comunidades e vídeos que podem ajudar a aprofundar o conhecimento e garantir que todos estejam usando a ferramenta de forma eficaz.

5. Benchmarking e comunidade

Participe de eventos (como os Meetups), grupos de discussão (como o B24 Club Open, link na descrição) e faça benchmarking com outras empresas. Trocar experiências e ver como outros utilizam o Bitrix24 pode trazer insights valiosos e soluções simples para problemas complexos.

6. Suporte técnico e parceria de longa data

Considerar a compra de pacotes de suporte técnico de parceiros pode ser muito útil para dúvidas complexas e para evolução em níveis mais técnicos. Uma parceria sólida com quem realmente entende a ferramenta é fundamental.

7. Cultura de incomodação e TI estratégica

Cultive uma cultura de constante “incomodação”, ou seja, de sempre buscar melhorias e não se acomodar. A TI deve atuar de forma estratégica, aliada ao negócio, identificando onde automatizar e otimizar processos.

A importância de uma TI estratégica no Bitrix24

Wilson destaca que a Espaço Smart busca ter uma TI estratégica, focada no negócio, em vez de apenas operacional. Isso significa estar sempre avaliando novas ferramentas e funcionalidades do Bitrix24 para otimizar processos existentes ou incorporar novas áreas.

Mesmo diante de possíveis dores de cabeça com atualizações ou migrações, a Espaço Smart entende que esses são riscos que valem a pena correr para estar sempre atualizado com as melhores práticas e tecnologias do mercado.

Conclusão: o Bitrix24 é um organismo vivo

O Bitrix24 é constantemente atualizado, sendo um verdadeiro “organismo vivo”. [Ignorar essas atualizações ou não explorar seu potencial pode levar à frustração e à sensação de que a ferramenta não serve mais.

A estagnação muitas vezes não é um problema da ferramenta, mas sim da forma como a empresa a gerencia e a utiliza. É crucial repensar o plano de ação, investir em conhecimento e aproveitar todas as possibilidades que o Bitrix24 oferece.

Com 15 milhões de usuários no mundo, certamente há alguém perto de você usando o Bitrix24 para troca de experiências.

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Perguntas Frequentes (FAQ)

O que causa a estagnação no uso do Bitrix24?
A estagnação no uso do Bitrix24 pode ocorrer por diversos motivos, incluindo a falta de um “dono” da ferramenta na empresa, a constante evolução da plataforma (que exige acompanhamento), e a ansiedade gerada pela velocidade das inovações no mercado. Empresas que investem inicialmente e não continuam a evoluir podem perder o potencial total da ferramenta.

Como a inteligência artificial (IA) pode ajudar a otimizar o Bitrix24?
A IA pode otimizar o Bitrix24 de várias formas, como na automação de processos, integração de diferentes áreas (RH, jurídico, TI, marketing) e aprimoramento da comunicação. A Espaço Smart, por exemplo, utiliza IA (ChatGPT) para classificar chamados de TI automaticamente a partir de e-mails, direcionando-os para as pessoas certas.

Quais são os passos para superar a estagnação no Bitrix24?
Para superar a estagnação, é crucial fazer um diagnóstico interno, avaliar a capacidade da equipe ou buscar um parceiro especializado, revisitar as novidades da plataforma (como o criador de BI e SPAs), ampliar o uso do Bitrix24 para outras áreas da empresa além do CRM, investir em treinamento contínuo, e participar de comunidades e eventos para benchmarking e troca de experiências.