Case Woson: Integração Bitrix24 e Protheus

O 24 Cast recebeu Caiky Mazalli, Gerente Administrativo e de Projetos da Woson Brasil, e Deivys Joenck, especialista em Protheus ERP com décadas de experiência desde a época da MicroSiga, para um bate-papo direto sobre como integrar o Bitrix24 ao Protheus. Nessa conversa exploramos os desafios técnicos, a arquitetura de dados e os resultados práticos da unificação entre o TOTVS Protheus e o Bitrix24 — cobrindo desde o pipeline comercial até a assistência técnica com rastreabilidade regulatória.

O episódio traz um case concreto da Woson — empresa chinesa com 40 anos de mercado, atuando no Brasil há 8 anos, com foco em equipamentos odontológicos e de esterilização, atendendo toda a América Latina a partir de Ribeirão Preto. Um conteúdo essencial para quem busca eliminar retrabalho manual e garantir rastreabilidade total do processo comercial à assistência técnica dentro do Bitrix24.

O Cenário Antes da Integração: Silos, Planilhas e Retrabalho

Antes de integrar o Bitrix24 ao Protheus, a Woson operava com processos paralelos que geravam inconsistência e retrabalho no dia a dia comercial:

Toda a captação de leads era registrada manualmente no módulo de prospects do Protheus, mas os gestores não tinham o hábito de acessar o ERP para acompanhamento do pipeline.
As reuniões de pipeline aconteciam semanalmente, com cada vendedor apresentando suas etapas. As informações eram então transcritas para um segundo CRM, gerando uma camada extra de trabalho e perda de dados.
Quando um negócio era fechado, o vendedor precisava fazer a digitação manual dentro do Protheus — o que frequentemente era postergado para o fechamento do mês ou para a reunião com o gestor.
Valores de faturamento e de prospecção não batiam entre os sistemas, criando inconsistências que prejudicavam a tomada de decisão da diretoria.

Por Que Integrar Bitrix24 com Protheus — e Por Que É Desafiador

O Protheus é um ERP robusto, com mais de 30 anos de mercado, que atende empresas de grande porte em diversas verticais. Essa versatilidade é, ao mesmo tempo, seu maior trunfo e o principal desafio em qualquer projeto de integração:

O Protheus permite customizações profundas via ADVPL. Campos obrigatórios, rotinas específicas por vertical e pontos de entrada customizados são comuns em qualquer ambiente. Em integrações, isso exige atenção redobrada: rotinas desenvolvidas para rodar em tela travam quando chamadas via API, porque não há interface para exibir mensagens de erro.
A CRMThink optou por desenvolver as próprias APIs REST, sem dependência da TOTVS ou de terceiros. Por baixo, essas APIs chamam as funções nativas do Protheus (os chamados executos), garantindo que todas as regras de negócio do ERP sejam respeitadas — e que os erros retornados sejam sempre do próprio Protheus, nunca da camada de integração.
É um projeto tripartite por natureza: exige alinhamento constante entre a empresa cliente, o especialista em Protheus e o time de CRM. Qualquer desalinhamento entre essas três partes compromete o projeto.
Ambientes diferentes de Protheus — cloud ou on-premises — apresentam configurações distintas, especialmente em relação à disponibilização do ambiente REST e ao consumo de licenças durante as requisições de integração.

A Integração em Fases: Negócios Primeiro, Assistência Técnica Depois

A estratégia adotada foi implementar a integração em fases, reduzindo riscos e permitindo ajustes ao longo da jornada:

Fase 1 — Pipeline de Negócios:

O vendedor opera inteiramente dentro do Bitrix24: cria negócios, ajusta valores, condições de pagamento e prazos — tudo sem precisar acessar o Protheus.
Ao mover o card para a etapa de aprovação no Bitrix24, o sistema cria automaticamente um orçamento dentro do Protheus. Quando o negócio é marcado como ganho, o orçamento se converte em pedido de venda no ERP.
Alterações no orçamento são bidirecionais: podem ser feitas tanto no Bitrix24 quanto diretamente no Protheus por equipes administrativas — e ambas as plataformas ficam sincronizadas.
O vendedor acompanha no Bitrix24 os status do pedido no Protheus: se o faturamento foi realizado, se está parcial ou completo, sem precisar acessar o ERP em nenhum momento.
O cadastro de clientes também é bidirecional: prospects criados no Bitrix24 são automaticamente registrados no Protheus no momento do lançamento do negócio. Clientes incluídos no Protheus são replicados no Bitrix24.

Fase 2 — Assistência Técnica com Rastreabilidade Regulatória:

Os assistentes técnicos da Woson precisam, durante o atendimento, acessar informações críticas: número de série do equipamento, data de faturamento, situação de garantia, histórico de chamados e vendedor original. Com a integração, tudo isso está disponível com dois cliques dentro do card do cliente no Bitrix24.
Quando um equipamento está fora de garantia, a abertura do chamado já gera automaticamente um negócio no Bitrix24 com os itens identificados na visita técnica — permitindo ao consultor montar o orçamento de peças e serviços direto no CRM e disparar a proposta para assinatura digital.
Esse fluxo atende diretamente às exigências regulatórias da Woson: rastreabilidade por número de série, acompanhamento de métricas de atendimento e registro auditável de todos os chamados — requisitos mandatórios impostos pelas RDCs do setor médico-odontológico.
As duas integrações — negócios e assistência técnica — rodam simultaneamente, o que exige dimensionamento cuidadoso de licenças e do ambiente Protheus para suportar o volume de requisições paralelas.

Posição de Estoque em Tempo Real no CRM

Um recurso estratégico para a equipe comercial da Woson é a visão de posição de estoque dentro do Bitrix24:

Durante a negociação, o vendedor visualiza no próprio CRM a posição de estoque do produto que está ofertando — sem precisar consultar o Protheus ou acionar o time de compras.
Essa integração é intermitente e frequente: o dado de estoque é atualizado com regularidade para refletir a realidade do ERP, o que exige um ambiente de Protheus bem dimensionado.
O CRM não controla o estoque — essa responsabilidade permanece no ERP. O Bitrix24 entrega apenas a posição, como suporte à decisão comercial.

Os Desafios Reais que Você Precisa Conhecer

A transparência foi um dos pilares desse episódio. A CRMThink deixou claro que integrar Bitrix24 e Protheus não é um projeto simples:

Customizações ADVPL não preparadas para API são o principal ponto de atenção. Campos obrigatórios adicionados por personalizações, se não tratados corretamente, travam as requisições de integração sem retornar mensagem de erro inteligível. A solução é adicionar no código ADVPL uma verificação para identificar se a chamada vem de integração ou de tela — e tratar cada caso de forma adequada.
Ambientes heterogêneos do Protheus — com serviços mal configurados, REST não habilitado ou licenças insuficientes — são descobertos ao longo da implantação e exigem intervenção técnica especializada.
Gestão de licenças simultâneas: com as integrações de negócios e assistência técnica rodando ao mesmo tempo, o consumo de requisições aumenta significativamente. O dimensionamento correto desde o início evita gargalos durante a operação.
Resistência cultural é tão desafiadora quanto a técnica. Usuários acostumados ao ERP questionam por que devem operar no CRM. A gestão da mudança precisa ser planejada e acompanhada desde o início do projeto.
O projeto exige envolvimento ativo da empresa cliente. No caso da Woson, Caiky acompanhou cada etapa de perto — acionando parceiros, resolvendo questões de ambiente e mantendo o alinhamento tripartite ao longo de toda a jornada.

IA no Horizonte: Adoção com Discernimento

O episódio também abriu espaço para uma reflexão sobre inteligência artificial na operação:

Na Woson, a IA já está embarcada nos próprios equipamentos: algumas autoclaves emitem relatórios automatizados do processo de esterilização — tanto no produto quanto na gestão interna da empresa.
Caiky usa ferramentas como o Copilot em videochamadas para transcrição e geração de resumos — mas sempre com uma etapa de revisão antes de enviar qualquer material. A confiança cega nos agentes foi apontada como o principal risco a evitar.
O maior desafio da IA hoje não é mais tecnológico — é cultural. O mesmo desafio enfrentado na adoção do Protheus e do Bitrix24 se repete agora com a IA: o foco do mercado em 2026 é adoção com responsabilidade, não apenas implementação.

O Que Você Precisa Saber Antes de Começar

Para quem está considerando uma integração Bitrix24 + Protheus, os aprendizados da Woson apontam passos essenciais:

Mapeie todas as customizações do seu ambiente Protheus antes de qualquer coisa. Identifique campos obrigatórios personalizados, rotinas em pontos de entrada e qualquer ADVPL que rode no momento de gravação de orçamentos ou pedidos.
Garanta que o ambiente REST do Protheus esteja habilitado e estável — seja em cloud ou on-premises. Verifique o dimensionamento de licenças para suportar requisições contínuas de integração.
Planeje a integração em fases. Comece pela jornada comercial, valide o funcionamento e só então avance para módulos como assistência técnica.
Tenha um especialista em Protheus no projeto. Não é possível fazer uma integração sólida sem alguém que entenda profundamente o ERP — especialmente em ambientes com customizações.
Gerencie a mudança cultural ativamente. Comunique os benefícios para cada perfil de usuário, acompanhe a adoção de perto e esteja preparado para ajustes de processo ao longo da jornada.

👥 Participantes do episódio:
📌 Romualdo Silva: LinkedIn
📌 Caiky Mazalli: LinkedIn
📌 Deivys Joenck: LinkedIn

Conclusão

A mensagem desse episódio é direta: integrar Bitrix24 e Protheus é possível, gera resultados reais e transforma a operação — mas exige honestidade sobre a complexidade do projeto. O case da Woson prova que, com planejamento correto, parceria técnica especializada e envolvimento da empresa ao longo de toda a jornada, é possível eliminar silos, garantir rastreabilidade total e deixar o vendedor 100% dentro do CRM sem abrir mão da robustez do ERP.
Quem está pensando nessa integração precisa entrar com expectativas realistas — e vai sair com uma operação muito mais inteligente.

▶️ Assista ao episódio completo do 24Cast no YouTube: