Case Maxipas:
Bitrix24 na gestão de processos, pessoas e franquias
Em Curitiba, na sede da Maxipas — que completou 30 anos em 2025 —, Romualdo Silva recebe Léo, à frente da operação e representante da terceira geração da família fundadora. O bate-papo passa pela história de uma empresa que nasceu como plano de saúde e se tornou referência em medicina e segurança do trabalho, pela rede de mais de 4.000 clínicas credenciadas espalhadas pelo Brasil, e pelo papel do Bitrix24 e de uma solução proprietária desenvolvida in-house para sustentar uma operação que ainda depende — e muito — de papel, prontuário e exigência legal.
24Cast · Romualdo Silva · Curitiba, PR · 24cast na Estrada
De plano de saúde a gestão de SST: a origem da Maxipas
A Maxipas nasceu em 1992 como operadora de plano de saúde. Em 1995, o negócio pivotou: a empresa vendeu a carteira de saúde e passou a atuar em Normas Regulamentadoras (NRs), área que já existia havia cerca de 20 anos, mas que naquele momento teve sua exigência legal reforçada — tornando os exames ocupacionais obrigatórios e abrindo espaço para o novo modelo de negócio.
A matriz, em Curitiba, ocupa até hoje o prédio próprio onde tudo começou — num terreno que já foi estação de trem, hoje vizinho ao shopping que guarda um museu ferroviário. Foi só em 2008, mais de uma década depois da fundação, que a empresa deu início ao sistema de franquias. Hoje são 10 unidades pelo Brasil, mas o modelo de negócio não depende delas: a operação se sustenta numa rede nacional de clínicas credenciadas que realizam os exames de forma presencial — exigência legal que, segundo Léo, o mercado ainda não vê mudar no curto prazo.
“A maior parte da população não vai ao médico regularmente. O exame periódico muitas vezes acaba funcionando como uma prevenção — já teve caso de descobrir uma doença mais grave só porque o paciente veio fazer o exame ocupacional.”
Léo · Liderança da operação, Maxipas
A rede nacional: mais de 4.000 clínicas parceiras
Toda a parte documental e técnica — laudos como PGR e PCMSO — é centralizada na matriz em Curitiba. Já os exames em si são realizados por uma rede de mais de 4.000 clínicas credenciadas, presentes em mais de 1.500 cidades do país, que não usam a marca Maxipas mas viabilizam o atendimento local. É essa combinação — controle centralizado mais execução regional — que sustenta uma operação de escala nacional num serviço que, por lei, precisa acontecer perto do paciente.
Essa mesma exigência legal cria outro desafio: os prontuários e documentos precisam ser guardados por pelo menos 20 anos. Parte já nasce digital, mas boa parte segue em papel, arquivada fisicamente na matriz — e depois transferida para um armazém especializado em guarda de documentos. O contraste é direto: de um lado, investimento pesado em tecnologia; do outro, salas inteiras de arquivo físico, resultado de uma burocracia que nem sempre acompanha o ritmo da inovação.
Bitrix24 por dentro, solução proprietária no core do negócio
A Maxipas contratou o Bitrix24 pela primeira vez em 2020. Dois anos depois, em 2022, deu início ao desenvolvimento de uma solução personalizada para operacionalizar o core do negócio — a área de saúde e segurança do trabalho —, hoje mantida pela DSG Technologia, empresa do grupo com cerca de 20 desenvolvedores. Essa ferramenta não é comercializada: funciona como diferencial competitivo interno.
A divisão de papéis é clara. O Bitrix24 cuida de toda a gestão interna — equipes, tarefas, canais de entrada, atendimento, comercial, marketing, backoffice — e está integrado tanto à solução proprietária quanto a outras plataformas do setor, como o SOC, ferramenta líder de mercado em gestão de exames ocupacionais, adquirida pela Maxipas ainda em 2005. Antes do Bitrix24, a gestão de equipes e tarefas era feita em planilha e, depois, com uma ferramenta de BPM que exigia até seis meses para tirar um novo processo do papel — hoje esse ciclo é muito mais rápido.
“O Bitrix pode ser o grande framework — onde os dados estão estruturados. E você constrói suas ferramentas adicionais ao redor dele.” O Bitrix24 não substitui a solução própria do core do negócio: ele sustenta a gestão por trás de tudo — pessoas, tarefas, comunicação e integrações com o ecossistema.
Maia e Mavi: IA para reduzir o no-show
Um dos maiores gargalos do setor é a comunicação com o colaborador que precisa fazer o exame: avisar, lembrar, confirmar presença, coletar documentos. Historicamente, essa demanda recaía sobre o RH do cliente. Hoje, é a Maia — inteligência artificial da Maxipas — e a Mavi — da Duon — que assumem essa conversa, entrando em contato automaticamente assim que um agendamento é feito.
O resultado, segundo Léo, apareceu nos indicadores: taxa de leitura, taxa de resposta e taxa de confirmação de comparecimento subiram depois da implantação dos modelos conversacionais. Menos no-show significa menos reagendamento, menos custo operacional e menos tempo perdido — tanto para a Maxipas quanto para o cliente.
“A gente tem que deixar para nós, seres humanos, o trabalho mais pensativo, o contato humano. O trabalho operacional repetitivo, que é muito propenso a erro humano, a gente tem que automatizar.”
Léo · Liderança da operação, Maxipas
Governança de dados: sigilo médico não é detalhe
Lidar com dados de saúde exige um nível de controle que vai além da LGPD. Quem no cliente pode acessar qual informação, o que pode ou não ser compartilhado, o que só pode circular mediante ordem legal — tudo isso é regido, na prática, pelas próprias Normas Regulamentadoras, que já deixam explícitas as regras de guarda de documentos e sigilo de informação.
É um processo que exige atenção constante — “tem que ficar em cima”, como resume Léo — porque o sigilo médico no ramo de SST é levado a sério e qualquer falha de governança tem implicação legal direta.
Presente-futuro: dados estruturados, IA e a camada de MCP
Romualdo resume um movimento que já está em curso: de um lado, um bom banco de dados — seja ERP, seja Bitrix24 —; do outro, uma LLM; e no meio, uma camada de integração (MCP) que cruza tudo isso. O ganho de velocidade é enorme frente ao que era possível no passado, quando compilar e analisar informação demandava muito mais tempo.
É também o retrato de uma contradição real do mercado brasileiro: empresas investindo pesado em inteligência artificial e, ao mesmo tempo, mantendo salas de arquivo com papel acumulado — porque os avanços burocráticos nem sempre acompanham os avanços tecnológicos. Para quem vive dentro da bolha tecnológica, é um lembrete de que boa parte do mercado real ainda caminha nesse ritmo dois tempos.
O que você leva desse episódio
| 01 |
Pivotar não é modismo — é sobrevivência. A Maxipas nasceu como plano de saúde em 1992 e virou referência em SST em 1995, acompanhando uma mudança regulatória. 30 anos depois, segue se reinventando com IA e tecnologia proprietária. |
| 02 |
Escala nacional se constrói com rede de parceiros. Mais de 4.000 clínicas credenciadas em 1.500+ cidades permitem atendimento presencial em todo o Brasil sem que a Maxipas precise ter unidade própria em cada lugar. |
| 03 |
Bitrix24 como framework, não como core. A gestão interna — pessoas, tarefas, atendimento, comercial — roda no Bitrix24. O core técnico do negócio roda numa solução proprietária. As duas coisas convivem, integradas. |
| 04 |
IA conversacional reduz no-show de verdade. Maia e Mavi assumem a comunicação com o colaborador — confirmação de presença, lembretes, documentos — e elevaram taxas de leitura, resposta e comparecimento. |
| 05 |
Sigilo médico exige processo, não só ferramenta. Governança de acesso à informação clínica é regida pelas próprias NRs — quem vê o quê, o que pode ser compartilhado e sob qual condição legal. |
| 06 |
Tecnologia de ponta e papel físico convivem. O Brasil ainda tem um grande mundo real fora da bolha tecnológica — e a burocracia, muitas vezes, é quem dita o ritmo da inovação possível. |
Participantes
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Romualdo Silva — CRMThink · Host |
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Léo — Maxipas · Terceira geração da família fundadora |