Reuniões e Briefings:

Organize sem sair da plataforma Bitrix24

Em uma reunião são tratados assuntos de grande importância dentro de uma empresa, e tornar esse momento produtivo é um grande desafio. É necessário ter atenção e não esquecer a organização que envolve esse processo, como a definição de pautas, agenda, os participantes, as documentações entre outros pontos relevantes.

Tratar do assunto comunicação dentro de qualquer organização por si só já é um grande desafio, afinal, o excesso de ferramentas disponíveis fez com que um modelo comum fosse perdido, cada departamento adota o seu e, por fim, nada fica documentado.

Mas esse é um tema para uma outra pauta. Hoje, vamos focar no assunto “reuniões”.

O Bitrix24 oferece, por meio de sua plataforma, a ferramenta Reuniões e Briefings para automatizar todo o processo de preparação da reunião, controle das metas estabelecidas e armazenar o histórico. A ferramenta promove a garantia das informações tratadas em uma reunião, assim como a segurança de arquivos e documentos, evitando possíveis extravios. O Bitrix24 também oferece transparência para o gerenciamento.

Essa funcionalidade esta disponível apenas no plano Profissional.

Quais ações podem ser executadas criando

uma reunião ou briefing pelo Bitrix24?

  • Nomear o assistente responsável pela reunião (alguém precisa cuidar da ata)
  • Nomear responsável por cada tópico e a data de vencimento
  • Estabelecer tarefas dentro da própria interface da reunião
  • Registrar minutas e decisões tomadas nas reuniões
  • Arquivar as próprias reuniões para serem avaliadas e revisadas em qualquer momento futuro

Como acompanhar as reuniões e briefings?

A plataforma exibe cores diferentes para o status de cada reunião

  • Preto – reuniões agendadas
  • Cinza – reuniões terminadas
  • Azul – reuniões em andamento

Os participantes da reunião são divididos por seus papéis e agem de acordo com eles:

  • O proprietário cria uma reunião, atribui tarefas entre os participantes e encerra a reunião
  • Os participantes relatam os tópicos da agenda
  • O assistente administrativo elabora o relatório final

 O proprietário da reunião é considerado o assistente administrativo até nomear outra pessoa em vez de si mesmo.

Todos os materiais coletados são mantidos em um arquivo e disponibilizados para revisão pelos participantes da reunião e pela gerência da empresa. Um link é estabelecido entre as reuniões do mesmo tipo: tópicos não resolvidos dos briefings anteriores continuam no encontro posterior.

Comentários podem ser feitos antes, durante e depois das reuniões e novos tópicos podem ser adicionados.

O acompanhamento das decisões tomadas e a transição para a reunião seguinte podem ser executados facilmente.

Os gerentes das subdivisões têm acesso às reuniões frequentadas por seus subordinados, mesmo se os gerentes não comparecerem.

Cada sessão de uma reunião regularmente agendada (semanalmente, por exemplo) automaticamente inclui quaisquer questões em aberto ou não resolvidas da sessão anterior, e o planejamento para a próxima reunião é incluído em cada plano de reunião.

Quando uma nova reunião é criada, os participantes recebem notificações com informações e arquivos anexos. A confirmação ou recusa é coordenada nos calendários. Cada participante pode ver as principais questões da reunião e as pessoas responsáveis pelos tópicos a serem discutidos.

Reuniões e briefings ajudam as empresas a lidar com os problemas associados com crescimento.

Esta ferramenta diminuiu o tempo de preparação de reuniões, define a agenda, facilita o registro de minutas e decisões tomadas, além de adicionar transparência ao processo.

Fonte: https://helpdesk.bitrix24.com.br/open/6345687/

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